Ład korporacyjny

Sygnalistą może być osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.
Kontekst związany z pracą należy rozumieć jako: przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.   
W szczególności naruszenie może zatem zgłosić: 

1. pracownik
2. pracownik tymczasowy
3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej
4. przedsiębiorca
5. prokurent
6. akcjonariusz lub wspólnik
7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej 
8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy 
9. stażysta
10. wolontariusz
11. praktykant
12. osoba fizyczna, o której mowa powyżej w pkt. 1-11, przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Banku lub na rzecz Banku, lub gdy taki stosunek już ustał.

1. Elektronicznie, na adres e-mail: compliance@pekaobh.pl
   
2. Pisemnie korespondencją tradycyjną na adres Banku, do rąk Prezesa Zarządu, Pekao Bank Hipoteczny S.A., ul. Skierniewicka 10A, 01-230 Warszawa) z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia - Pekao Bank Hipoteczny S.A. – Poufne”.
3. W przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia dotyczy Członka Zarządu Banku - pisemnie korespondencją tradycyjną na adres Banku, do Rady Nadzorczej, Pekao Bank Hipoteczny S.A., ul. Skierniewicka 10A, 01-230 Warszawa) z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia - Pekao Bank Hipoteczny S.A. – Poufne”.
4. Ustnie, za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej (nr 661 336 349, koszt połączenia wg. taryfy operatora) dedykowanej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, ustnie, w trakcie bezpośredniego spotkania z komórką zgodności w Banku.

Zakres danych, jakie powinno zawierać zgłoszenie naruszenia

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych
 

Bezpośrednie spotkanie z pracownikiem komórki zgodności Banku, organizowane jest na wniosek złożony przez sygnalistę z wykorzystaniem jednego z kanałów zgłoszeń opisanych wyżej, w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

Spotkanie jest przeprowadzane w siedzibie Banku. Zgłoszenie ustne dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę przyjmującą zgłoszenie. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie. Wniosek złożony w formie pisemnej stanowi załącznik do protokołu. 

Zgłoszenie naruszenia może być anonimowe. Sygnalista może też podać swoją tożsamość. W sytuacji, gdy pomimo zgłoszenia anonimowego, tożsamość sygnalisty zostanie poznana na podstawie treści zgłoszenia lub podjętych czynności, podlega ona ochronie przewidzianej w Polityce.

Bank umożliwia zgłaszanie naruszeń w sposób zapewniający sygnaliście ochronę przed działaniami odwetowymi.

W Banku obowiązuje zakaz podejmowania wobec sygnalisty, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązanych z sygnalistą, działań odwetowych czy też próby lub groźby zastosowania takich działań. Ochrona przed działaniami odwetowymi ma miejsce także wtedy, gdy w toku rozpoznania okaże się, że zgłoszenie było złożone w dobrej wierze, ale okazało się bezzasadne

1. Rozpatrzenie każdego zgłoszenia - również w przypadku, gdy zostanie złożone anonimowo.
   
2. Zachowanie w poufności jego danych osobowych czyli informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować jego tożsamość.
3. Ochronę przed działaniami odwetowymi; w przypadku obawy o zastosowanie działań odwetowych sygnalista może to zgłosić za pośrednictwem jednego z kanałów zgłaszania naruszeń;
4. Przeprowadzenie postępowania weryfikującego w sposób terminowy, rzetelny i kompleksowy, z zachowaniem zasad bezstronności i obiektywizmu.
5. Informację zwrotną o przyjęciu zgłoszenia oraz o wyniku postępowania weryfikującego.

1.    Postępowanie weryfikacyjne kończy się wydaniem raportu.
2.    Sygnalista otrzymuje:
a)    potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od daty wpływu zgłoszenia,
b)    informację zwrotną w terminie 3 miesięcy od daty wpływu zgłoszenia,
chyba, że nie wskazał adresu do kontaktu lub zgłoszenie zostało zgłoszone anonimowo.
3.    Prowadzący weryfikację informuje zgłaszającego o zachowaniu w poufności jego danych osobowych pozwalających na ustalenie jego tożsamości. Ujawnienie danych osobowych sygnalisty osobom trzecim jest możliwe wyłącznie za zgodą sygnalisty.  
4.    W przypadku uznania zgłoszenia za zasadne lub częściowo zasadne prowadzący weryfikację wydaje zalecenia dotyczące działań naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, której dotyczy naruszenie oraz wskazuje działania zapobiegawcze mające na celu wyeliminowanie podobnych do opisanych w zgłoszeniu naruszeń w przyszłości. 
 

Informacje dotyczące zgłoszenia posiadają klasę poufności informacji „Poufne” oraz są przechowywane z zachowaniem należytych środków bezpieczeństwa.

1.  Wszelkie dane osobowe pozyskane w trybie określonym w procedurze są przetwarzane zgodnie z postanowieniami RODO, innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz przepisów wewnętrznych Banku.
2.  Bank, po otrzymaniu zgłoszenia, przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
3. Informacje zgromadzone w związku z czynnościami podjętymi w celu rozpoznania zgłoszenia przechowywane są zgodnie z następującymi zasadami: 

1)  w przypadku negatywnej weryfikacji zasadności zgłoszenia naruszenia i oddalenia podejrzeń w nich zawartych Bank niezwłocznie usuwa ze swoich systemów dane osobowe zawarte w zgłoszeniu naruszenia, pozostawiając w systemach, przez okres 5 lat licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym dokonano zgłoszenia, inne informacje zawarte w zgłaszaniu naruszenia oraz informacje o podjętych działaniach następczych, z zastrzeżeniem postanowień pkt 3);  
2)  w przypadku pozytywnej weryfikacji zasadności zgłoszenia naruszenia - przez 6 lat od dnia poinformowania zgłaszającego o wyniku rozpoznania sprawy, z zastrzeżeniem postanowień pkt 3);
3)  w każdym przypadku toczącego się postępowania sądowego, będącego konsekwencją złożonego zgłoszenia lub pozostającego w związku ze zgłoszeniem (np. w sytuacji rozwiązania umowy o pracę w trybie art. 52 Kodeksu pracy z pracownikiem, którego dotyczyło zgłoszenie, zastosowania wobec tego pracownika kary porządkowej itp.) - aż do prawomocnego zakończenia postępowania, a w przypadku wszczęcia postępowania egzekucyjnego - do czasu jego zakończenia. 

4.  Po upływie okresów przechowywania, o których mowa wyżej, informacje zgromadzone w związku ze zgłoszeniami są usuwane, pozostają jedynie zanonimizowane dane obejmujące wyłącznie zagadnienia, których dotyczyły zgłoszenia oraz wyniki poczynionych ustaleń, z wyłączeniem  danych osobowych. 
5.  W przypadku, gdy powszechnie obowiązujące przepisy prawa przewidują inne terminy przechowywania i usuwania informacji, niż te wynikające z postanowień procedury, zastosowanie znajdują właściwe przepisy prawa. 

Zgodnie z ustawą z 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów od 25 grudnia 2024 roku sygnaliści mogą korzystać także z trybu zewnętrznego zgłoszenia naruszeń prawa, czyli bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego, zgodnie z procedurą zgłoszeń obowiązującą w Banku.  

Zgłoszenia zewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie zgłoszenia naruszenia prawa w obszarach o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów. Informacja o naruszeniu prawa powinna zostać powzięta przez sygnalistę w kontekście związanym z pracą.  
Zgodnie z przywołanym art. 3 ust. 1 ww. ustawy naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące: 

1. korupcji; 
2. zamówień publicznych; 
3. usług, produktów i rynków finansowych; 
4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; 
5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; 
6. bezpieczeństwa transportu; 
7. ochrony środowiska; 
8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; 
9. bezpieczeństwa żywności i pasz; 
10. zdrowia i dobrostanu zwierząt; 
11. zdrowia publicznego; 
12. ochrony konsumentów; 
13. ochrony prywatności i danych osobowych; 
14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; 
15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; 
16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; 
17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

Od 25 grudnia 2024 roku sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do: 

Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO):   

• poprzez dedykowany formularz, dostępny na stronie internetowej Rzecznika Praw Obywatelskich - Dokonaj zgłoszenia zewnętrznego - Zespół do spraw Sygnalistów - Portal Gov.pl;
• pocztą tradycyjną na adres do korespondencji Zespołu do spraw Sygnalistów w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich, ul. Puławska 99a, 02-595 Warszawa. Na kopercie należy dopisać „Zgłoszenie naruszenia prawa”;
• za pomocą nagrywanej infolinii telefonicznej pod numerem (22) 20-98-499;
• osobiście - na wniosek osoby, która chce dokonać zgłoszenia, wyznaczany jest termin bezpośredniego spotkania z pracownikiem Zespołu do spraw sygnalistów, podczas którego sygnalista ma możliwość złożenia zgłoszenia naruszenia prawa, w tym możliwość złożenia dokumentów. 

Procedura określająca zasady przyjmowania przez RPO zgłoszeń zewnętrznych, wstępnej weryfikacji i przekazywania zgłoszeń zewnętrznych właściwemu organowi publicznemu, a także tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo dostępna jest pod linkiem: Procedura określająca zasady przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych przez RPO.
 

Naczelnych i centralnych organów administracji rządowej, terenowych organów administracji rządowej, organów jednostek samorządu terytorialnego, innych organów państwowych oraz innych podmiotów wykonujących z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwych do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w ww. ustawie – na zasadach określonych przez te organy w ustalonych przez nie procedurach przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych. Wszelkie informacje na ten temat zamieszczane są na stronach  Biuletynu Informacji Publicznej tych organów.  

Przypominamy jednocześnie, iż sygnalista dokonujący zgłoszenia zewnętrznego podlega ochronie przed działaniami odwetowymi na zasadach określonych w ustawie o ochronie sygnalistów.