Ład korporacyjny

Sygnalistą może być osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.
Kontekst związany z pracą należy rozumieć jako: przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.   
W szczególności naruszenie może zatem zgłosić: 

1. pracownik
2. pracownik tymczasowy
3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej
4. przedsiębiorca
5. prokurent
6. akcjonariusz lub wspólnik
7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej 
8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy 
9. stażysta
10. wolontariusz
11. praktykant
12. osoba fizyczna, o której mowa powyżej w pkt. 1-11, przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Banku lub na rzecz Banku, lub gdy taki stosunek już ustał.

1. Elektronicznie, na adres e-mail: compliance@pekaobh.pl
   
2. Pisemnie korespondencją tradycyjną na adres Banku, do rąk Prezesa Zarządu, Pekao Bank Hipoteczny S.A., ul. Skierniewicka 10A, 01-230 Warszawa) z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia - Pekao Bank Hipoteczny S.A. – Poufne”.
3. W przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia dotyczy Członka Zarządu Banku - pisemnie korespondencją tradycyjną na adres Banku, do Rady Nadzorczej, Pekao Bank Hipoteczny S.A., ul. Skierniewicka 10A, 01-230 Warszawa) z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia - Pekao Bank Hipoteczny S.A. – Poufne”.
4. Ustnie, za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej (nr 661 336 349, koszt połączenia wg. taryfy operatora) dedykowanej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, ustnie, w trakcie bezpośredniego spotkania z komórką zgodności w Banku.

Zakres danych, jakie powinno zawierać zgłoszenie naruszenia

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych
 

Bezpośrednie spotkanie z pracownikiem komórki zgodności Banku, organizowane jest na wniosek złożony przez sygnalistę z wykorzystaniem jednego z kanałów zgłoszeń opisanych wyżej, w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.

Spotkanie jest przeprowadzane w siedzibie Banku. Zgłoszenie ustne dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez osobę przyjmującą zgłoszenie. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie. Wniosek złożony w formie pisemnej stanowi załącznik do protokołu. 

Zgłoszenie naruszenia może być anonimowe. Sygnalista może też podać swoją tożsamość. W sytuacji, gdy pomimo zgłoszenia anonimowego, tożsamość sygnalisty zostanie poznana na podstawie treści zgłoszenia lub podjętych czynności, podlega ona ochronie przewidzianej w Polityce.

Bank umożliwia zgłaszanie naruszeń w sposób zapewniający sygnaliście ochronę przed działaniami odwetowymi.

W Banku obowiązuje zakaz podejmowania wobec sygnalisty, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązanych z sygnalistą, działań odwetowych czy też próby lub groźby zastosowania takich działań. Ochrona przed działaniami odwetowymi ma miejsce także wtedy, gdy w toku rozpoznania okaże się, że zgłoszenie było złożone w dobrej wierze, ale okazało się bezzasadne

1. Rozpatrzenie każdego zgłoszenia - również w przypadku, gdy zostanie złożone anonimowo.
   
2. Zachowanie w poufności jego danych osobowych czyli informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować jego tożsamość.
3. Ochronę przed działaniami odwetowymi; w przypadku obawy o zastosowanie działań odwetowych sygnalista może to zgłosić za pośrednictwem jednego z kanałów zgłaszania naruszeń;
4. Przeprowadzenie postępowania weryfikującego w sposób terminowy, rzetelny i kompleksowy, z zachowaniem zasad bezstronności i obiektywizmu.
5. Informację zwrotną o przyjęciu zgłoszenia oraz o wyniku postępowania weryfikującego.

1.    Postępowanie weryfikacyjne kończy się wydaniem raportu.
2.    Sygnalista otrzymuje:
a)    potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od daty wpływu zgłoszenia,
b)    informację zwrotną w terminie 3 miesięcy od daty wpływu zgłoszenia,
chyba, że nie wskazał adresu do kontaktu lub zgłoszenie zostało zgłoszone anonimowo.
3.    Prowadzący weryfikację informuje zgłaszającego o zachowaniu w poufności jego danych osobowych pozwalających na ustalenie jego tożsamości. Ujawnienie danych osobowych sygnalisty osobom trzecim jest możliwe wyłącznie za zgodą sygnalisty.  
4.    W przypadku uznania zgłoszenia za zasadne lub częściowo zasadne prowadzący weryfikację wydaje zalecenia dotyczące działań naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, której dotyczy naruszenie oraz wskazuje działania zapobiegawcze mające na celu wyeliminowanie podobnych do opisanych w zgłoszeniu naruszeń w przyszłości. 
 

Informacje dotyczące zgłoszenia posiadają klasę poufności informacji „Poufne” oraz są przechowywane z zachowaniem należytych środków bezpieczeństwa.

1.  Wszelkie dane osobowe pozyskane w trybie określonym w procedurze są przetwarzane zgodnie z postanowieniami RODO, innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz przepisów wewnętrznych Banku.
2.  Bank, po otrzymaniu zgłoszenia, przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
3. Informacje zgromadzone w związku z czynnościami podjętymi w celu rozpoznania zgłoszenia przechowywane są zgodnie z następującymi zasadami: 

1)  w przypadku negatywnej weryfikacji zasadności zgłoszenia naruszenia i oddalenia podejrzeń w nich zawartych Bank niezwłocznie usuwa ze swoich systemów dane osobowe zawarte w zgłoszeniu naruszenia, pozostawiając w systemach, przez okres 5 lat licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym dokonano zgłoszenia, inne informacje zawarte w zgłaszaniu naruszenia oraz informacje o podjętych działaniach następczych, z zastrzeżeniem postanowień pkt 3);  
2)  w przypadku pozytywnej weryfikacji zasadności zgłoszenia naruszenia - przez 6 lat od dnia poinformowania zgłaszającego o wyniku rozpoznania sprawy, z zastrzeżeniem postanowień pkt 3);
3)  w każdym przypadku toczącego się postępowania sądowego, będącego konsekwencją złożonego zgłoszenia lub pozostającego w związku ze zgłoszeniem (np. w sytuacji rozwiązania umowy o pracę w trybie art. 52 Kodeksu pracy z pracownikiem, którego dotyczyło zgłoszenie, zastosowania wobec tego pracownika kary porządkowej itp.) - aż do prawomocnego zakończenia postępowania, a w przypadku wszczęcia postępowania egzekucyjnego - do czasu jego zakończenia. 

4.  Po upływie okresów przechowywania, o których mowa wyżej, informacje zgromadzone w związku ze zgłoszeniami są usuwane, pozostają jedynie zanonimizowane dane obejmujące wyłącznie zagadnienia, których dotyczyły zgłoszenia oraz wyniki poczynionych ustaleń, z wyłączeniem  danych osobowych. 
5.  W przypadku, gdy powszechnie obowiązujące przepisy prawa przewidują inne terminy przechowywania i usuwania informacji, niż te wynikające z postanowień procedury, zastosowanie znajdują właściwe przepisy prawa. 

1. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego. 
2. Zgłoszeń zewnętrznych można dokonać do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
3. Szczegółowe informacje w zakresie zgłoszeń zewnętrznych zostały umieszczone przez organ publiczny lub Rzecznika Praw Obywatelskich na swojej stronie internetowej w Biuletynie Informacji Publicznej.